Salarisadministratie uitbesteden in het mkb: kosten, plichten en keuzes (2026)

Kort antwoord: als mkb-werkgever ben je verplicht om elke maand loonstroken te maken, loonaangifte te doen en de loonheffingen op tijd te betalen. Die salarisadministratie kun je zelf doen, uitbesteden aan een administratiekantoor of onderbrengen bij een payrollbedrijf. Bij uitbesteden blijf je zelf werkgever en betaal je per loonstrook; bij Plus Boekhouden is dat €15 per loonstrook per maand, ook voor de DGA.

Zodra er iemand op de loonlijst staat — een medewerker, een oproepkracht of jijzelf als DGA van je BV — heb je een loonadministratie nodig. Voor veel ondernemers in het mkb is dat het moment om te kiezen: zelf doen, uitbesteden of payrolling. In dit artikel lees je wat er allemaal bij komt kijken, wat het kost en waar je op let bij de keuze.

Wat hoort bij een salarisadministratie?

Een salarisadministratie is meer dan een loonstrook. Je legt per medewerker de gegevens vast (identiteit, loonheffingskorting, contract), je berekent elke maand het brutoloon, de inhoudingen en het nettoloon, en je verwerkt vakantiegeld (minimaal 8% van het brutoloon), verlof, overuren, toeslagen en eventuele pensioenregeling of cao-afspraken. Aan het eind van het jaar krijgt elke medewerker een jaaropgaaf.

Daarnaast doe je als werkgever loonaangifte bij de Belastingdienst. Meestal gebeurt dat per maand: de aangifte en de betaling moeten dan uiterlijk de laatste dag van de maand na het aangiftetijdvak binnen zijn. Een te late of foute aangifte kan een verzuimboete opleveren. De loonadministratie bewaar je minimaal 7 jaar.

Minimumloon en cao: controleer het elk halfjaar

Het wettelijk minimumloon wordt twee keer per jaar aangepast, op 1 januari en 1 juli. Per 1 juli 2026 is het minimumuurloon voor werknemers van 21 jaar en ouder €14,99 bruto (per 1 januari 2026 was het €14,71). Voor jongere werknemers gelden lagere bedragen. Valt je bedrijf onder een cao, dan gelden vaak hogere lonen, vaste loonsverhogingen en extra regels voor toeslagen en verlof. Een goede salarisadministratie verwerkt die wijzigingen automatisch op het juiste moment.

Zelf doen, uitbesteden of payrolling?

Zelf doen: je koopt salarissoftware en doet alles zelf. Dat kan bij één of twee medewerkers met een eenvoudig contract, maar je bent zelf verantwoordelijk voor elke wetswijziging, cao-aanpassing en aangifte. Een fout ontdek je vaak pas als een medewerker vragen stelt of als de Belastingdienst corrigeert.

Uitbesteden aan een administratiekantoor: jij blijft de werkgever en houdt de regie over contracten en beloning. Het kantoor maakt de loonstroken, doet de loonaangifte, verwerkt mutaties en zorgt dat de salarisadministratie aansluit op je boekhouding. Je betaalt meestal per loonstrook per maand.

Payrolling: een payrollbedrijf wordt de juridische werkgever van je medewerkers. Jij bepaalt het werk, het payrollbedrijf neemt het werkgeverschap en de administratie over. Dat geeft minder administratie, maar het is duurder, je medewerkers zijn formeel niet bij jou in dienst en er gelden aparte wettelijke regels voor payrollwerknemers. Voor de meeste mkb-bedrijven die hun team zelf willen opbouwen, is uitbesteden van de salarisadministratie de logische middenweg.

Wat kost salarisadministratie uitbesteden?

Kantoren rekenen meestal een vast bedrag per loonstrook per maand, soms met extra kosten voor mutaties, jaaropgaven of een eerste aanmelding. Bij Plus Boekhouden betaal je €15 per loonstrook per maand, excl. btw. Een rekenvoorbeeld: een BV met een DGA en vier medewerkers heeft vijf loonstroken, dus €75 per maand. In de rekentool op salarisadministratie zie je direct je eigen maandbedrag.

Vergelijk bij offertes niet alleen de prijs per strook, maar ook wat er wel en niet in zit: worden mutaties, ziekmeldingen en nieuwe medewerkers zonder extra kosten verwerkt, wie controleert de cao-wijzigingen, en sluit de loonadministratie aan op je boekhouding en de werkkostenregeling?

De DGA op de loonlijst

Heb je een BV, dan sta je als DGA zelf ook op de loonlijst. In 2026 is het gebruikelijk loon minimaal €58.000 per jaar, tenzij je kunt aantonen dat een lager loon in jouw situatie past. Je DGA-loon loopt mee in dezelfde salarisadministratie als dat van je medewerkers. Hoe je salaris en dividend slim combineert, lees je in DGA-salaris 2026: zo stel je het optimale bedrag vast.

De werkkostenregeling niet vergeten

Bij de salarisverwerking hoort ook de werkkostenregeling (WKR): de ruimte om je medewerkers onbelast vergoedingen en verstrekkingen te geven, zoals reiskosten, een thuiswerkvergoeding of een kerstpakket. Wie de WKR goed bijhoudt, voorkomt eindheffing achteraf. Alles over de bedragen voor 2026 lees je in WKR 2026: vrije ruimte, rekenvoorbeeld en tips.

Je eerste medewerker

Neem je voor het eerst iemand in dienst, dan komt er meer bij kijken: aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst, een arbeidsovereenkomst, de identiteitscontrole en de keuze voor een verzuimverzekering. Die stappen staan op een rij in Eerste werknemer aannemen 2026: kosten en stappen.

Hoe wij het regelen

Wij verzorgen de salarisadministratie voor zzp’ers met een eerste medewerker, BV’s met een DGA en mkb-bedrijven tot zo’n vijftig medewerkers. Nieuwe medewerkers, wijzigingen en uren geef je online aan ons door via een formulier; wij maken de loonstroken, doen de loonaangifte en zorgen dat alles aansluit op je onze boekhouding. Wil je weten wat het voor jouw bedrijf kost? Bekijk salarisadministratie of plan een gratis kennismaking via Plan een afspraak.