Privacyverklaring

• Wij gebruiken uw gegevens om onze opdracht uit te voeren: uw administratie, aangiften, salarisadministratie en advies.
• U sluit een overeenkomst met ons af via onze afrekenpagina (Stripe) en levert daarna uw gegevens aan via ons onboardingformulier.
• Een deel van de gegevens moeten wij wettelijk vastleggen en bewaren, onder meer voor de Belastingdienst en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).
• Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze alleen als dat nodig is voor ons werk of als de wet dat vraagt.
• Voor de salarisadministratie werken wij in opdracht van de werkgever. Bent u werknemer van een van onze klanten? Lees dan hoofdstuk 4.
• Op onze website plaatsen wij alleen analytische cookies als u daar toestemming voor geeft.
• U kunt uw gegevens altijd inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, voor zover de wet dat toelaat. Mail daarvoor naar info@plusboekhouden.nl.

Deze privacyverklaring is van Plus Administratie & Belastingadvies B.V., handelend onder de naam Plus Boekhouden ("wij" of "ons"). Wij zijn een administratie- en belastingadvieskantoor.

• Adres: Rotterdamseweg 183C, 2629 HD Delft
• KvK-nummer: 42003150
• E-mail: info@plusboekhouden.nl
• Telefoon: (085) 029 9096

Voor de meeste gegevens in deze verklaring zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor de salarisgegevens van werknemers van onze klanten zijn wij verwerker (zie hoofdstuk 4).

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor ons kantoor niet verplicht. Met vragen over privacy kunt u terecht bij info@plusboekhouden.nl.

• klanten en mensen die klant willen worden: ondernemers, bestuurders, vennoten en aandeelhouders;
• contactpersonen bij klanten, leveranciers en andere zakelijke relaties;
• partners en kinderen van klanten, als dat nodig is voor de aangifte inkomstenbelasting;
• werknemers van klanten, als wij voor de klant de salarisadministratie verzorgen;
• oprichters en aandeelhouders van een bv of holding die via ons wordt opgericht;
• bezoekers van onze website, onder wie mensen die een formulier invullen, de chat gebruiken, een afspraak plannen of zich op de wachtlijst zetten;
• sollicitanten.

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van de dienst. Het gaat om:

• Contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, functie en correspondentie.
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-identificatienummer en vergelijkbare gegevens. Bij een eenmanszaak of vof zijn dit ook persoonsgegevens.
• Bankgegevens: IBAN en tenaamstelling.
• Contract- en betaalgegevens: de gekozen dienst, factuuradres, KvK- en btw-nummer, betaalmethode, machtiging voor automatische incasso en de betaalhistorie, zoals vastgelegd via onze afrekenpagina (Stripe).
• Burgerservicenummer (BSN): zie hoofdstuk 6.
• Kopie van het identiteitsbewijs: voor het verplichte cliëntenonderzoek op grond van de Wwft. Het BSN op de kopie wordt automatisch afgeschermd.
• Financiële gegevens: boekhouding, facturen, bankmutaties, inkomens- en vermogensgegevens en andere gegevens die nodig zijn voor de administratie en de aangiften.
• Gegevens van partners en kinderen: naam, geboortedatum, BSN en inkomens- en vermogensgegevens, voor zover nodig voor de aangifte inkomstenbelasting.
• Salarisgegevens van werknemers van klanten: naam, adres, geboortedatum, BSN, IBAN, salaris, loonheffingsgegevens en gegevens over het dienstverband.
• Gegevens voor het oprichten van een bv of holding: naam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, woonadres en aandelenverdeling, zoals de notaris die nodig heeft.
• Websitegegevens: wat u invult in formulieren en de chat, en, alleen met uw toestemming, gegevens over uw websitebezoek (zie hoofdstuk 9).
• Sollicitatiegegevens: cv, motivatie en wat u ons verder over uzelf stuurt.

Verzorgen wij de salarisadministratie van een klant, dan is die klant (de werkgever) verantwoordelijk voor de gegevens van zijn werknemers. Wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van de werkgever en volgens zijn instructies. Die afspraken staan in artikel 14a van onze algemene voorwaarden, dat geldt als verwerkersovereenkomst. De dienstverleners in hoofdstuk 8 die wij voor de salarisadministratie inschakelen, zijn subverwerkers in de zin van artikel 14a.6 van onze algemene voorwaarden. Die lijst is de actuele lijst van subverwerkers. Over een nieuwe of vervangende subverwerker informeren wij de werkgever ten minste vier weken vooraf.

Bent u werknemer van een van onze klanten en wilt u uw privacyrechten gebruiken? Neem dan eerst contact op met uw werkgever. Wij helpen de werkgever om uw verzoek af te handelen.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een grondslag in de AVG voor is (artikel 6).

Moet u gegevens verstrekken? Voor de Wwft en voor de aangiften zijn bepaalde gegevens wettelijk verplicht. Zonder die gegevens kunnen wij de opdracht niet aannemen of uitvoeren. Andere gegevens geeft u vrijwillig.

Geautomatiseerde besluiten: wij nemen geen besluiten die alleen door een computer worden genomen en die rechtsgevolgen voor u hebben of u op een vergelijkbare manier raken. Waar wij software of kunstmatige intelligentie (AI) gebruiken, beoordeelt altijd een medewerker de uitkomst.

Een BSN mag alleen worden gebruikt als de wet dat voorschrijft. Wij gebruiken het BSN daarom alleen voor:

• belastingaangiften van klanten, en van hun partner en kinderen als die in de aangifte inkomstenbelasting voorkomen;
• het cliëntenonderzoek op grond van de Wwft;
• de salarisadministratie, in opdracht van de werkgever, die het BSN van zijn werknemers wettelijk moet gebruiken voor de loonaangifte.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Die verwerken wij alleen als dat nodig is voor uw aangifte, bijvoorbeeld bij de aftrek van specifieke zorgkosten, en alleen met uw uitdrukkelijke toestemming.

Bij het cliëntenonderzoek kunnen wij nagaan of iemand een politiek prominente persoon is of op een sanctielijst staat. Gegevens van strafrechtelijke aard verwerken wij alleen voor zover de Wwft dat vraagt.

Gegevens van uw partner en kinderen ontvangen wij van u. Wij vragen u uw partner over deze privacyverklaring te informeren.

Meestal van u zelf: via onze afrekenpagina, ons onboardingformulier, e-mail, de chat of documenten die u met ons deelt. Gegevens van uw partner, kinderen of werknemers ontvangen wij van u als klant. Daarnaast halen wij gegevens bij de Belastingdienst op, zoals de vooraf ingevulde aangifte, met een machtiging die u daarvoor geeft. Ook raadplegen wij openbare registers, zoals het Handelsregister van de KvK.

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor de doelen in deze verklaring, of als de wet ons daartoe verplicht.

Dienstverleners die gegevens namens ons verwerken (verwerkers). Met hen maken wij afspraken over beveiliging en geheimhouding in een verwerkersovereenkomst.

Voor AI-hulpmiddelen geldt: wij gebruiken zakelijke versies waarbij de aanbieder de ingevoerde gegevens niet gebruikt om zijn modellen te trainen, en wij voeren niet meer gegevens in dan nodig is.

Stripe verwerkt namens ons de afrekenpagina, abonnementen en facturen. Voor de betaling zelf (zoals iDEAL, kaart en SEPA-incasso), fraudepreventie en eigen wettelijke plichten is Stripe zelf verantwoordelijk; daarvoor geldt de privacyverklaring van Stripe.

Andere ontvangers. Deze partijen zijn zelf verantwoordelijk voor wat zij met de gegevens doen:

• de Belastingdienst, voor aangiften en het contact daarover;
• de notaris, bij het oprichten van een bv of holding;
• de Kamer van Koophandel, voor het deponeren van jaarstukken en wijzigingen in het Handelsregister;
• de Financial Intelligence Unit-Nederland en toezichthouders, als de Wwft of een andere wet ons daartoe verplicht;
• PDOK (Nederlandse overheid) en OpenStreetMap: als u in een formulier uw postcode en huisnummer invult, vragen wij daar de straat en plaats bij op.

Buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige dienstverleners, zoals Google, OpenAI, Anthropic, Stripe, Vercel en Nmbrs (via enkele van zijn subverwerkers), kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen: een besluit van de Europese Commissie dat de bescherming daar voldoende is (zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework) of door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten.

Bij uw eerste bezoek vragen wij of u analytische cookies accepteert. Zonder uw toestemming laden wij Google Tag Manager en Google Analytics niet. U kunt uw keuze wijzigen door de opslag van uw browser voor onze website te wissen; de vraag verschijnt dan opnieuw.

De opslag in uw browser blijft op uw eigen apparaat; wij kunnen die niet inzien. Gebruikt u een computer samen met anderen, wis dan na afloop de opslag van uw browser of klik in het formulier op "Opnieuw beginnen" of "Wissen".

Niet langer dan nodig voor het doel, of zolang de wet dat voorschrijft.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Onder meer:

• alle medewerkers tekenen een geheimhoudingsverklaring;
• medewerkers hebben alleen toegang tot de gegevens die zij voor hun werk nodig hebben;
• BSN’s worden apart opgeslagen; alleen de eigenaren van ons kantoor hebben daar toegang toe;
• voor toegang tot onze systemen gebruiken wij tweestapsverificatie (MFA);
• het BSN op een kopie van een identiteitsbewijs wordt automatisch afgeschermd;
• na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens automatisch verwijderd;
• wij werken alleen met dienstverleners met wie wij afspraken over beveiliging hebben gemaakt.

Denkt u dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn, of ziet u aanwijzingen van misbruik? Neem dan direct contact op via info@plusboekhouden.nl of (085) 029 9096.

Op grond van de AVG hebt u de volgende rechten:

• Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Correctie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering: u kunt vragen uw gegevens te verwijderen.
• Beperking: u kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang is gebaseerd.
• Overdraagbaarheid: u kunt de gegevens die u zelf hebt aangeleverd in een gangbaar bestandsformaat ontvangen, of laten overdragen aan een andere partij.
• Toestemming intrekken: hebt u ergens toestemming voor gegeven, dan kunt u die altijd intrekken. Dat geldt voor de toekomst; wat daarvóór is gebeurd, blijft rechtsgeldig.

Deze rechten gelden niet onbeperkt. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals voor de fiscale bewaarplicht of de Wwft, kunnen wij niet eerder verwijderen. Na een melding op grond van de Wwft mogen wij daar wettelijk niets over vertellen; dan kunnen wij een verzoek om inzage op dat punt niet honoreren. Als wij een verzoek (deels) niet kunnen uitvoeren, laten wij u weten waarom.

Een verzoek doet u via info@plusboekhouden.nl. Wij kunnen u vragen wie u bent, zodat wij zeker weten dat het verzoek van u komt; een kopie van uw identiteitsbewijs vragen wij daarvoor niet. Wij reageren binnen een maand. Bij ingewikkelde of veel verzoeken kan dat met twee maanden worden verlengd; dat hoort u dan binnen de eerste maand.

Bent u werknemer van een van onze klanten, lees dan hoofdstuk 4.

Hebt u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@plusboekhouden.nl of (085) 029 9096; wij lossen het graag met u op. U kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wet verandert. De actuele versie staat altijd op plusboekhouden.nl/privacyverklaring. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij onze klanten.