Eerste werknemer aannemen in 2026: kosten, stappen en verplichtingen

Je bedrijf groeit, je kunt het werk niet langer alleen aan en je wil je eerste werknemer aannemen. Een spannende stap — want ineens word je werkgever met alle bijbehorende verplichtingen. Wat zijn de echte kosten, welke formaliteiten moet je regelen en waar gaan ondernemers het vaakst mis? Dit artikel geeft je het complete stappenplan voor 2026.

De echte kosten van een werknemer: meer dan het bruto salaris

De grootste verrassing voor nieuwe werkgevers is dat een werknemer aanzienlijk meer kost dan het brutoloon. Boven op het brutosalaris betaal je als werkgever diverse premies en bijdragen. Reken gemiddeld op circa 25-32% werkgeverslasten bovenop het brutoloon. Concreet gaat het om: WW-premie (werkloosheidswet) — Awf laag 2,74% of hoog 7,74% afhankelijk van het contract; ZW-premie (ziektewet) voor flexwerkers; WAO/WIA-premie voor arbeidsongeschiktheid; Zvw-bijdrage werkgever (zorgverzekeringswet) 6,57% over het loon; eventuele pensioenpremiebijdrage werkgever als er een pensioenregeling geldt in jouw cao; vakantiegeld (8% van het jaarloon); en reserveringen voor eventuele uitbetaling van vakantiedagen.

Rekenvoorbeeld: wat kost een werknemer van €3.000 bruto?

Stel je neemt iemand aan op €3.000 bruto per maand. Het totale jaarloon is €36.000. Werkgeverslasten (gemiddeld 28%): ca. €10.080. Vakantiegeld 8%: €2.880. Totale loonkosten per jaar: ca. €49.000, ofwel ruim €4.000 per maand. Tel daarbij op eventuele kosten voor werving (vacaturesite, bureau), inwerkperiode, werkplek, laptop, telefoon en cao-verplichtingen, en je totale investering in die eerste medewerker is al snel €50.000-€55.000 per jaar.

Stap 1: Loonheffingennummer aanvragen

Voordat je iemand in dienst kunt nemen, moet je als werkgever geregistreerd zijn bij de Belastingdienst. Vraag een loonheffingennummer aan via de website van de Belastingdienst of via je belastingadviseur. Dit nummer heb je nodig voor de loonaangifte. Houd er rekening mee dat de aanvraag 1 tot 2 weken kan duren — regel dit dus ruim van tevoren.

Stap 2: Kies het juiste type arbeidsovereenkomst

Je hebt verschillende keuzemogelijkheden voor het type contract. Een tijdelijk contract (bepaalde tijd) loopt af op een vooraf afgesproken datum — maximaal drie tijdelijke contracten in drie jaar (ketenregeling). Een vast contract (onbepaalde tijd) geeft de werknemer meer zekerheid en kost meer bij ontslag. Een oproepcontract of nulurencontract geeft je flexibiliteit, maar geeft de werknemer recht op loondoorbetaling bij uitval na twaalf maanden. Een payrollcontract via een derde partij ontlast jou van werkgeversverplichtingen maar is duurder. Voor een eerste werknemer kiezen de meeste ondernemers voor een tijdelijk contract van zes tot twaalf maanden om de samenwerking te testen.

Stap 3: Leg een proeftijd vast

Een proeftijd biedt beide partijen de mogelijkheid om de samenwerking te beëindigen zonder opzegtermijn. De regels in 2026: bij een contract korter dan twee jaar mag de proeftijd maximaal één maand zijn. Bij een contract van twee jaar of langer of een vast contract mag de proeftijd maximaal twee maanden zijn. Bij een contract korter dan zes maanden mag er helemaal geen proeftijd worden afgesproken. Leg de proeftijd altijd schriftelijk vast in de arbeidsovereenkomst — een mondelinge proeftijd is niet geldig.

Stap 4: Controleer of er een cao geldt

In veel sectoren ben je als werkgever automatisch gebonden aan een collectieve arbeidsovereenkomst (cao), ook als je er nooit mee hebt ingestemd. Een cao kan voor jou als werkgever extra verplichtingen meebrengen: minimumuurlonen hoger dan het wettelijk minimumloon, verplichte pensioenopbouw, extra vakantiedagen, of een verplichting tot scholingskosten. Controleer bij Rijksoverheid.nl of er een algemeen verbindend verklaarde cao van toepassing is op jouw sector.

Stap 5: Regel de loonadministratie

Als werkgever ben je verplicht elke maand (of per tijdvak) een loonaangifte in te dienen bij de Belastingdienst en de loonheffingen af te dragen. De loonaangifte omvat: loonheffing (inkomstenbelasting + premies volksverzekeringen) ingehouden op het nettoloon van de werknemer; werkgeverslasten (Awf, ZW, WIA, Zvw) die de werkgever zelf draagt; en uitbetaling van het nettoloon aan de werknemer. De aangifte moet vóór de aangiftedatum ingediend zijn (doorgaans de laatste werkdag van de maand volgend op het aangiftetijdvak). Een fout of te late aangifte leidt direct tot een boete. Zorg dat je loonadministratie goed is ingericht — bij Plus Boekhouden nemen wij dit volledig van je over.

Stap 6: Ziekte van je werknemer — dit moet je weten

Als werkgever ben je verplicht het loon van een zieke werknemer tot twee jaar door te betalen: het eerste jaar minimaal 70% (maar in de praktijk vaak 100% op grond van de cao of arbeidsovereenkomst) en het tweede jaar minimaal 70%. Twee jaar loondoorbetaling bij ziekte is voor kleine ondernemers een groot financieel risico. Sluit daarvoor een verzuimverzekering af — de premie (gemiddeld 1-3% van de loonsom) is goed besteedbaar geld ten opzichte van het risico van twee jaar loonkosten bij langdurige ziekte.

Stap 7: Administratieve verplichtingen als werkgever

Als werkgever heb je diverse administratieve verplichtingen die je niet mag vergeten: bewaartermijn loonadministratie is minimaal zeven jaar; je moet de identiteit van elke werknemer controleren voor de eerste werkdag (kopie ID bewaren); het arbeidscontract moet schriftelijk worden opgesteld; je bent verplicht een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) op te stellen; en je moet melding maken bij UWV als een werknemer langer dan dertien weken ziek is.

Veelgemaakte fouten bij de eerste aanstelling

De praktijk leert dat ondernemers bij hun eerste werknemer regelmatig dezelfde fouten maken: te laat een loonheffingennummer aanvragen (vertraging van de startdatum), geen of onjuiste cao toepassen (risico op nabetaling), vergeten een verzuimverzekering te sluiten (groot financieel risico), geen schriftelijk arbeidscontract (bewijsproblemen bij conflict), en te optimistisch zijn over de loonkosten (onderschatting van werkgeverslasten).

Bij Plus Boekhouden regelen wij voor groeiende ondernemers de volledige salarisadministratie, van het aanvragen van het loonheffingennummer tot de maandelijkse loonaangifte en jaaropgaven. Zo heb jij de handen vrij om je te focussen op je bedrijf. Neem contact op via Plan een afspraak of bel (085) 029 9096.