Wat moet er op een factuur staan? Verplichte factuurvereisten 2026

Een factuur lijkt eenvoudig, maar als je niet alle verplichte gegevens vermeldt is hij fiscaal ongeldig. Dat betekent dat jouw klant de btw niet mag aftrekken én dat de Belastingdienst hem kan afkeuren. In dit artikel zetten we exact op een rij wat er in 2026 op een factuur moet staan.

De wettelijk verplichte onderdelen

Volgens de Wet op de omzetbelasting moet elke factuur de volgende elementen bevatten: (1) naam, adres en btw-identificatienummer van jouzelf, (2) naam en adres van de klant, (3) je KVK-nummer, (4) een unieke en opvolgende factuurnummer, (5) factuurdatum, (6) leveringsdatum of dienstperiode, (7) duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten met aantal/duur, (8) prijs per eenheid exclusief btw, (9) toegepaste btw-tarief (0%, 9% of 21%), (10) totaal exclusief btw, btw-bedrag en totaal inclusief btw.

Bijzondere situaties

**Verlegde btw**: bij b2b-leveringen aan EU-klanten of bouw/onderaanneming vermeld je "btw verlegd" en het btw-nummer van de klant. **Vrijstelling**: bij vrijgestelde diensten (zorg, onderwijs) vermeld je de wettelijke vrijstellingsgrond. **Kleineondernemersregeling (KOR)**: vermeld duidelijk dat je geen btw in rekening brengt en geen btw mag aftrekken.

Aanvullende aanbevolen elementen

Niet wettelijk verplicht maar wel sterk aanbevolen: betalingstermijn (standaard 30 dagen), bankgegevens (IBAN), referentie of PO-nummer van de klant, je telefoonnummer en e-mailadres, en eventuele algemene voorwaarden of een verwijzing daarnaartoe.

Vereenvoudigde factuur (onder €100)

Voor facturen onder €100 inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur sturen met minder gegevens: factuurdatum, jouw bedrijfsgegevens, omschrijving, totaalbedrag en btw-bedrag of -tarief. Handig voor bonnen en kleine transacties.

Bewaarplicht: 7 jaar

Alle facturen (verzonden én ontvangen) moeten minimaal 7 jaar worden bewaard. Voor onroerend goed geldt zelfs 10 jaar. Digitale opslag is toegestaan en zelfs aanbevolen — fysieke opslag is overbodig.

E-facturatie en ViDA

Vanaf 2028 wordt e-facturatie binnen de EU verplicht voor b2b-transacties (ViDA-richtlijn). Investeer nu al in een boekhoudpakket dat e-facturatie in PEPPOL/UBL-formaat ondersteunt — dan ben je toekomstklaar. Lees meer in blog/btw-efacturering-vida-2026.

Veelgemaakte fouten

Drie klassiekers: (1) factuurnummers die niet opvolgend zijn (mag niet — moet doorlopend zijn), (2) verkeerd btw-tarief toepassen (9% vs 21%), (3) creditfactuur zonder verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Al deze fouten leiden tot problemen bij controle.

Gebruik professionele facturatiesoftware

Een goed facturatieprogramma (een modern facturatieprogramma) zorgt automatisch voor correcte nummering, btw-berekening en archivering. Bij Plus Boekhouden krijgen onze klanten standaard toegang tot moderne software — bekijk onze boekhouding.

Tot slot

Een correcte factuur is geen luxe maar een wettelijke verplichting. Investeer in goede software, controleer je facturen op de verplichte velden en bewaar alles minimaal zeven jaar. Zo voorkom je problemen bij controle en houd je je klanten tevreden.