Interne beheersing en risico-inventarisatie: de praktijk voor het MKB

Interne beheersing klinkt als een begrip voor beursgenoteerde corporate's, maar in de praktijk krijgen steeds meer MKB-ondernemers ermee te maken. Banken vragen er steeds vaker naar bij een financieringsaanvraag, accountants beoordelen het bij een samenstel of controle, en ook verzekeraars en leasingmaatschappijen stellen er vragen over. Maar wat is interne beheersing eigenlijk, en hoe richt je het in zonder een volledige afdeling risicomanagement?

Wat is interne beheersing?

Interne beheersing (ook wel "internal control" genoemd) is het geheel van maatregelen, processen en afspraken die een onderneming treft om haar doelstellingen te realiseren, risico's te beheersen en de betrouwbaarheid van haar financiële informatie te waarborgen. Kort gezegd: het zijn de checks en balances die ervoor zorgen dat je bedrijf niet ongewenst geld verliest, fouten maakt of fraude oploopt.

De vijf componenten van interne beheersing

Volgens het COSO-framework (de internationale standaard) bestaat interne beheersing uit vijf componenten: (1) control environment — de bedrijfscultuur en integriteit; (2) risk assessment — het identificeren en analyseren van risico's; (3) control activities — concrete maatregelen zoals autorisaties en reconciliaties; (4) information and communication — het beschikbaar stellen van juiste informatie; en (5) monitoring — het periodiek toetsen of de maatregelen werken.

Praktische risico's voor het MKB

In het MKB komen de volgende risico's het meest voor: onjuiste facturatie of dubbele betalingen, debiteuren die te laat of niet betalen, onvoldoende scheiding van functies (één persoon doet alles), fraude of diefstal, dataverlies door gebrekkige IT-beveiliging, en niet-naleving van wet- en regelgeving (bijvoorbeeld AVG of arbeidsrecht).

Eenvoudige maatregelen die direct helpen

Je hoeft geen dure consultants in te huren. Begin met deze basismaatregelen: scheid functies waar mogelijk (degene die factureert, mag niet de bankbetalingen doen), voer maandelijks een bankreconciliatie uit, gebruik een goed boekhoudpakket met gebruikersrechten, maak een back-up van je administratie, stel een schriftelijke autorisatielimiet op voor uitgaven, en bewaar alle facturen en bonnen digitaal en gestructureerd.

De risico-inventarisatie: hoe pak je dat aan?

Een risico-inventarisatie klinkt formeel, maar is in de kern simpel: je maakt een lijst van processen, bedenkt wat er mis kan gaan, beoordeelt hoe groot de kans en het effect zijn, en bedenkt maatregelen. Begin met de kernprocessen: inkoop, verkoop, loonadministratie, IT en financiële rapportage. Vraag per proces: waar ligt het grootste risico op fouten, verlies of fraude?

Waarom banken hierom vragen

Een bank die een lening verstreft, wil zekerheid dat de onderneming haar geld goed beheert en dat de cijfers betrouwbaar zijn. Een onderneming zonder enige vorm van interne beheersing wordt gezien als een hoger risico. Door een eenvoudige risico-inventarisatie en basismaatregelen te beschrijven in een kort document, vergroot je je kansen op financiering aanzienlijk.

De rol van je boekhouder en accountant

Een ervaren boekhouder signaleert al tijdens het jaar knelpunten in de administratie en kan risico's benoemen. Bij het samenstel of de controle van de jaarrekening toetst de accountant de financiële processen op betrouwbaarheid. Wij adviseren onze klanten altijd om samen met ons een korte risico-inventarisatie op te stellen — niet omdat het verplicht is, maar omdat het je onderneming sterker maakt.

Bij Plus Boekhouden helpen wij MKB-ondernemers bij het inrichten van praktische interne beheersing en het opstellen van een risico-inventarisatie die voldoet aan de verwachtingen van banken en accountants. Plan een gesprek via Plan een afspraak.